בשלב הראשון, יש למלא טופס בקשת הכרה בתוכנית לימודים (נספח 1) ולהגישו לועדת הקריטריונים.
רק תוכנית שיש לה מחזור בוגרים אחד לפחות, תוכל להגיש בקשה. תכנית שאין לה מחזור בוגרים, תוכל להתחיל בהליך ולהיות מועמדת, אך התהליך לא יסתיים עד לסיום מחזור אחד, לפחות.
המגמה הינה להכיר בתוכניות שמשכן שנתיים לפחות. הכרה בתכנית מותנית בקיום של 520 שעות לימוד לפחות. תכניות ששעות הלימוד שלהן קטנה מ-520 יוכלו לקבל הכרה למעמד של השתלמויות מוכרות על ידי האגודה.
על סמך המידע בטופס הבקשה, ועדת הקריטריונים תקיים דיון, ובמידה ותחליט להמשיך בהליך תפנה אל המוסד המועמד בבקשה למידע נוסף בהתאם לנוהל הגשת מידע אודות התוכנית (נספח 2).
הגשת המסמכים מצד המוסד המועמד, תהיה כרוכה בתשלום אגרה בסך 1500₪.
מוסד שיגיש בקשה ליותר מתכנית אחת יקבל הנחה של 50% על הגשת המסמכים לכל תכנית נוספת.
לאחר קבלת המידע הנדרש, תקיים ועדת הקריטריונים דיון ראשוני בחומר.
במידה ותחליט הועדה כי המוסד המועמד מתאים ועומד בקריטריונים ותוך 30 יום מקבלת החומר, ימונה צוות בדיקה.
פעולת צוות הבדיקה תהיה כרוכה באגרה בסך 4500₪.
במידה ותחליט ועדת הקריטריונים כי המוסד המועמד אינו מתאים ואינו עומד בדרישות להכרה תישלח תשובה מנומקת ותינתן הזדמנות להגשה חוזרת תוך חצי שנה.
צוות הבדיקה יכלול שלושה חברים שאינם בעלי עניין במוסד המבקש הכרה.
על החברים להיות מדריכים מוסמכים באגודה.
תפקידיו של צוות הבדיקה:
לעבור בקפידה על מסמכים שהוגשו ע"י המוסד המבקש הכרה.
לקיים ביקורים מסודרים במוסד המבקש הכרה.
הביקורים יכללו:
בדיקה של מבנה הלימודים.
ביקור בספרייה ובדיקת מכלול מאגרי המידע העומדים לרשות הסטודנטים.
בדיקת שירותי האדמיניסטרציה והייעוץ העומדים לרשות הסטודנטים.
ראיון עם מנהלי התוכנית.
בדיקת נוהלי הקבלה.
בדיקת נוהל מינוי הסגל הקבוע והמשתנה.
בדיקת נוהלי קביעת תוכניות הלימוד.
בדיקת אמצעי ההוראה.
בדיקת נוהלי מעקב אחר עמידת הסטודנטים בדרישות.
בדיקת מידת השמירה על כללי האתיקה.
בדיקת מעורבות התכנית ביצירת הזדמנויות לעבודה מעשית של הסטודנטים.
שיחה עם מדגם מאנשי הסגל והסטודנטים.
בדיקת מדגם מייצג של עבודות הסטודנטים.
בתום לא יותר משלושה חודשים מרגע הקמת הצוות, יהיה עליו להגיש דו"ח הכולל סיכום ממצאים והמלצות מנומקות לועדת הקריטריונים.
תוך 60 יום מהגשת הדוח על ועדת הקריטריונים להתכנס ולדון בממצאים ובהמלצות ולקבל החלטות בעקבותיהם.
בפני ועדת הקריטריונים שלוש אפשרויות החלטה בסיסיות:
הכרה.
דחייה.
המלצה להגשה חוזרת, לאחר שיפורים – תוך חצי שנה.
בתום הישיבה המסכמת של ועדת הקריטריונים ייצא מכתב מסכם אל המוסד המועמד.
המוסד המועמד יוכל לערער בפני ועדת הקריטריונים על ההחלטה ולהציג את נימוקיו בפני ועדת הביקורת של האגודה.
הכרה תהיה תקפה למשך שלוש שנים. לאחר קבלת ההכרה השנייה, יהיה צורך לחדשה כל חמש שנים.
